Начисление командировочных (суточных) сверх норм в программе “1С:Бухгалтерия 8” (редакция 3.0)

Пример:

Иванов И. И., сотрудник ООО “Фирма”, был в командировке на территории Российской Федерации с 18 по 22 марта 2024 года (пять дней). Сразу после возвращения из командировки был утвержден авансовый отчет по командировочным расходам. В марте 2024 года, согласно распоряжению руководителя организации, за пять дней командировки ему были выплачены суточные в размере пяти тысяч рублей. В соответствии с локальным нормативным актом организации, за каждый день нахождения сотрудника в командировке на территории Российской Федерации выплачиваются суточные в размере семисот рублей. Доход в виде командировочных расходов (суточные), компенсируемых сотруднику сверх установленных норм, составляет полторы тысячи рублей (пять тысяч рублей минус три с половиной тысячи рублей).

Выполняются следующие действия:

Настройка вида начисления.
Начисление командировочных (суточных) сверх норм.

Настройка вида начисления

Для начисления командировочных (суточных) сверх норм должен быть создан новый вид начисления.

1. Раздел Зарплата и кадры – Настройки зарплаты – раздел Расчет зарплаты – Начисления.
2. Кнопка Создать.
3. В поле Наименование заполните название вида начисления, в нашем примере – Командировочные расходы сверх норм (рис. 1).
4. В поле Код укажите код вида начисления (он должен быть уникальным).
5. В разделе НДФЛ установите переключатель в положение облагается и укажите код дохода с точки зрения налогообложения НДФЛ – 2015 “Суточные, превышающие 700 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке на территории Российской Федерации, и превышающие 2500 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке за пределами территории Российской Федерации”.
6. В поле Категория дохода укажите Натуральный доход (основная налоговая база).
7. В поле Строка Раздела 2 Расчета 6-НДФЛ до 2024 г. указывалось как это начисление следует включать в строки 110-113 раздела 2 расчета по форме 6-НДФЛ (с 2024 г. форма изменена);
8. Флажок Доход в натуральной форме установите, т. к. данное начисление не будет выплачиваться сотруднику деньгами, но будет учтено для целей налогообложения и попадет в соответствующий раздел отчетов по заработной плате. Кроме того, бухгалтерские проводки по таким начислениям не формируются, однако формируются проводки по НДФЛ и страховым взносам.
9. В разделе Страховые взносы выберите способ учета доходов сотрудников при исчислении страховых взносов. В нашем примере выберите Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами на ОПС, ОМС и соц.страхование, не облагаемые взносами на страхование от несчастных случаев.
10. В разделе Налог на прибыль, вид расхода по ст. 255 НК РФ установите переключатель в положение не включается в расходы по оплате труда, т. к. доход в виде командировочных расходов, компенсируемых сотруднику сверх установленных норм, не включается в расходы на оплату труда по ст. 255 НК РФ.
11. В разделе Отражение в бухгалтерском учете в поле Способ отражения укажите способ отражения начисления в бухгалтерском учете для формирования проводок. Данное поле следует заполнять лишь в том случае, если начисление отражается в бухгалтерском учете одинаковым способом для всех сотрудников организации. Значение выберите из справочника Способы учета зарплаты (раздел Зарплата и кадры – Настройки зарплаты – раздел Отражение в учете – Способы учета зарплаты). Если соответствующий способ отражения в справочнике отсутствует, то его необходимо создать. В данном справочнике задается только счет дебета (счет учета расходов по заработной плате). Т. к. в нашем примере доход в натуральной форме, в данном поле указывается способ отражения начисления в бухгалтерском учете для страховых взносов. В нашем примере данное поле не заполняется. В этом случае при начислении используется способ отражения, который указан для сотрудника (раздел Зарплата и кадры – Сотрудники – поле Учет расходов), либо (если не указан) способ отражения, который указан для организации в целом (раздел Зарплата и кадры – Настройки зарплаты – Порядок учета зарплаты – закладка Зарплата – поле Способ отражения в бух.учете).
12. В разделе Исполнительное производство в поле Вид дохода с 01.05.2022 г. указывается код вида дохода для заполнения ведомости на выплату в банк, а на основании нее платежного поручения (при заполнении ведомости в банк в поле Вид дохода указывается код вида дохода и ведомость будет заполнена автоматически всеми положенными сотрудникам выплатами, при настройке которых был указан данный код). С 01.06.2020 все организации и ИП, выплачивающие физическим лицам заработную плату и (или) иные доходы через банк или через иную кредитную организацию, обязаны указывать по этим суммам в расчетном документе специальные коды вида доходов. Подробнее об этом см. здесь, здесь. В программе код вида дохода влияет на определение расчетной базы удержаний по исполнительным листам – при расчете удержаний учитывается код вида дохода для целей исполнительного производства, указанный для начисления. Если по сотруднику введен исполнительный лист, то при начислении заработной платы программа автоматически определит с каких доходов можно произвести удержания по исполнительным документам, и рассчитает сумму удержания. Например, если при настройке вида начисления указан код 2 – … доходы, на которые не может быть обращено взыскание (без оговорок), то удержание алиментов с данного дохода не произойдет. В нашем примере доход облагается НДФЛ, но при этом не входит в расчетную базу для удержания алиментов (с 11.11.2021 с натуральных доходов алименты не удерживаются (постановление Правительства РФ от 02.11.2021 № 1908). Если для такого дохода при настройке вида начисления будет указан код вида дохода, на который не может быть обращено взыскание (код 2 или 4) и при этом в организации не выплачиваются доходы в денежной форме с такими кодами, то расчет алиментов не произойдет, но при этом исчисленный НДФЛ с натурального дохода не будет удержан при выплате доходов в денежной форме с другими кодами вида дохода. Поэтому при настройке вида начисления укажите код 1 – Заработная плата и иные доходы с ограничением взыскания (чтобы точно налог был удержан при выплате доходов в денежной форме с таким кодом вида дохода). При указании этого кода, с дохода в натуральной форме будут рассчитаны алименты, что быть не должно. Поэтому при начислении доходов в натуральной форме, которые облагаются НДФЛ, но при этом не входят в расчетную базу для удержания алиментов, следите за правильностью расчета алиментов и при необходимости корректируйте суммы вручную.
13. Флажок Входит в состав базовых начислений для расчета начислений “Районный коэффициент” и “Северная надбавка” устанавливается по умолчанию. В нашем примере флажок необходимо снять.
14. Кнопка Записать и закрыть.

Начисление командировочных (суточных) сверх норм

Начисление дохода в виде командировочных расходов (суточных) сверх норм производится с помощью документа Начисление зарплаты (раздел Зарплата и кадры – Все начисления) (рис. 2). В табличной части документа выделите сотрудника, которому начисляется доход, по кнопке Начислить выберите из списка созданный ранее вид начисления Командировочные расходы сверх норм, в появившемся окне укажите сумму дохода и нажмите на кнопку ОК или в колонке Начислено нажмите на ссылку, в табличной части Начисления нажмите на кнопку Добавить – Начисление и заполните строку.

Датой фактического получения дохода в виде командировочных расходов, компенсируемых сотруднику сверх установленных норм, при расчете НДФЛ считается последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения сотрудника из командировки (пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). В нашем примере – 31.03.2024.

Зарплата за месяц в организации выплачивается 5 числа каждого месяца. Если в поле Дата выплаты (в шапке документа) будет указано Общая, то дата фактического получения дохода для командировочных расходов также будет 5 число, в нашем примере 05.04.2024. Чтобы указать правильную дату фактического получения дохода для командировочных расходов сверх норм, 31.03.2024, в поле Дата выплаты укажите По сотрудникам. В табличной части начислений сотрудникапоявится поле Дата выплаты, в которой укажите необходимую дату.

Расчет страховых взносов с дохода в виде командировочных (суточных) сверх установленных норм производится в колонке Взносы (рис. 3). В расчетном листке (раздел Зарплата и кадры – Отчеты по зарплате – Расчетный листок) командировочные расходы отражаются в разделе Справочно.

Удержание налога с командировочных будет произведено в день фактической выплаты ближайшего денежного дохода, с которого его можно удержать (рис. 4). При этом нужно учесть, что удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов суммы выплачиваемого дохода в денежной форме.

Подробнее со статьей можно ознакомиться на сайте https://its.1c.ru/

Для того, чтобы разобраться в программе 1С Зарплата и управление персоналом 8, рекомендуем Вам, пройти курс «1С:ЗАРПЛАТА И УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ ДЛЯ НАЧИНАЮЩИХ» доступный в нашем интернет магазине.

Если вы планируете купить программы 1С или у вас возникают проблемы при работе в программах 1С, специалисты СКД всегда готовы помочь! Консультация доступна по телефону +7 (977) 800 77 88 или в вашем офисе в г.Долгопрудном или в г.Москве