Начисление командировочных (суточных) сверх норм в программе “1С:Зарплата и управление персоналом 8” (редакция 3.0)

Пример:

Иванов И. И., сотрудник ООО “Фирма”, был в командировке на территории Российской Федерации с 18 по 22 марта 2024 года (пять дней). Сразу после возвращения из командировки был утвержден авансовый отчет по командировочным расходам. В марте 2024 года, согласно распоряжению руководителя организации, за пять дней командировки ему были выплачены суточные в размере пяти тысяч рублей. В соответствии с локальным нормативным актом организации, за каждый день нахождения сотрудника в командировке на территории Российской Федерации выплачиваются суточные в размере семисот рублей. Доход в виде командировочных расходов (суточные), компенсируемых сотруднику сверх установленных норм, составляет полторы тысячи рублей (пять тысяч рублей минус три с половиной тысячи рублей).

Выполняются следующие действия:

Настройка вида начисления.
Начисление командировочных (суточных) сверх норм.

Настройка вида начисления

Для начисления командировочных (суточных) сверх норм должен быть создан новый вид начисления.

1. Раздел Настройка – Начисления.
2. Кнопка Создать.
3. В поле Наименование заполните название вида начисления, в нашем примере – Командировочные расходы сверх норм (рис. 1).
4. В поле Код укажите код вида начисления (он должен быть уникальным).
5. Флажок Начисление больше не используется устанавливается, если на предприятии данный вид начисления больше не используется.
6. На закладке Основное:
   • в разделе Назначение и порядок расчета в поле Назначение начисления выберите значение Доход в натуральной форме. Данное начисление не будет выплачиваться сотруднику деньгами, но будет учтено для целей налогообложения и попадет в соответствующий раздел отчетов по заработной плате. Кроме того, бухгалтерские проводки по таким начислениям не формируются, однако формируются проводки по НДФЛ и страховым взносам, если данное начисление ими облагается. В поле Начисление выполняется автоматически будет указано значение По отдельному документу (такое начисление будет выполняться только по отдельному документу Доход в натуральной форме до окончательного расчета зарплаты). В поле Периодичность начисления укажите нужно ли контролировать периодичность начисления и как;
   • в разделе Расчет и показатели переключатель в положение Результат вводится фиксированной суммой установлен по умолчанию.

На закладке Учет времени используются значения, установленные программой по умолчанию (рис. 2).

На закладке Зависимости настраивается возможность использования данного начисления при расчете других начислений и удержаний (рис. 3). В табличных частях отображаются начисления и удержания, в расчетную базу которых входит текущее начисление. При добавлении вида начисления в этот список текущее начисление попадает в список его базовых (на закладку Расчет базы этого вида начисления).

На закладке Приоритет указываются, какие начисления должны выполняться вместо текущего, или начисления, вместо которых выполняется текущее начисление (рис. 4). Как правило, эти таблицы заполняются программой автоматически по результатам анализа основных параметров начислений.

На закладке Средний заработок указывается, как начисление должно учитываться при расчете среднего заработка согласно законодательству. В нашем примере используются значения, установленные программой по умолчанию (рис. 5).

На закладке Налоги, взносы, бухучет (рис. 6):

• в разделе НДФЛ установите переключатель в положение облагается (установлен по умолчанию) и укажите код дохода с точки зрения налогообложения НДФЛ – 2015 “Суточные, превышающие 700 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке на территории Российской Федерации, и превышающие 2500 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке за пределами территории Российской Федерации”;
• в поле Категория дохода выберите Натуральный доход (основная налоговая база);
• в поле Строка Раздела 2 Расчета 6-НДФЛ до 2024 г. указывалось как это начисление следует включать в строки 110-113 раздела 2 расчета по форме 6-НДФЛ (с 2024 г. форма изменена);
• в разделе Страховые взносы выберите способ учета доходов сотрудников при исчислении страховых взносов. В нашем примере выберите Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами на ОПС, ОМС и соц.страхование, не облагаемые взносами на страхование от несчастных случаев;
• в разделе Налог на прибыль, вид расхода по ст. 255 НК РФ установите переключатель в положение не включается в расходы по оплате труда;
• в разделе Бухгалтерский учет указывается способ отражения начисления в бухгалтерском учете. Т.к. в нашем примере доход в натуральной форме, в данном разделе необходимо указать способ отражения начисления в бухгалтерском учете для страховых взносов. Переключатель по умолчанию установлен в положение По настройкам сотрудника (способ отражения указывается в разделе Бухгалтерский учет зарплаты формы, вызываемой по ссылке Выплаты, учет затрат из карточки сотрудника (раздел Кадры – Сотрудники)). Устанавливать переключатель в положение Как задано для начисления следует лишь тогда, когда начисление отражается в бухгалтерском учете одинаковым способом для всех сотрудников. В поле Счет, субконто выбирается значение из справочника Способы отражения зарплаты в бухгалтерском учете (раздел Настройка – Способ отражения зарплаты в бухучете). Если соответствующий способ отражения в справочнике отсутствует, его необходимо создать;
• в разделе Исполнительное производство в поле Вид дохода с 1 мая 2022 г. выберите 4 – Единовременные доходы, на которые не может быть обращено взыскание (без оговорок) (пп. “а” п. 8 ч. 1 ст. 101 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ). Это необходимо для правильного заполнения документа на выплату, а на основании него платежного поручения. С 01.06.2020 все организации и ИП, выплачивающие физическим лицам заработную плату и (или) иные доходы через банк или через иную кредитную организацию, обязаны указывать по этим суммам в расчетном документе специальные коды вида доходов.

12. На закладке Описание в поле Краткое наименование можно задать краткое наименование начисления. Оно будет выводиться в различных отчетах по начислениям. На этой же закладке также можно заполнить произвольное описание начисления для справки.

13. Кнопка Записать и закрыть.

Начисление командировочных (суточных) сверх норм

Регистрация дохода производится с помощью документа Доход в натуральной форме.

1. Раздел Зарплата – Натуральные доходы.
2. Кнопка Создать.
3. В поле Месяц выберите месяц, в котором будет отражаться данное начисление (по умолчанию текущий месяц) (рис. 7).
4. В поле Дата укажите дату регистрации документа в информационной базе.
5. В поле Организация по умолчанию указывается организация, установленная в настройках пользователя.
6. В поле Вид дохода в нашем примере выберите вид начисления Командировочные расходы сверх норм (выбор производится среди начислений с назначением Доход в натуральной форме).
7. Поле Дата получения дохода заполняется автоматически текущей датой. Обратите внимание! Датой фактического получения дохода при расчете НДФЛ считается последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения сотрудника из командировки (пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). В нашем примере авансовый отчет утвержден в марте 2024 г., поэтому в поле Дата получения дохода укажите 31.03.2024.
8. Установите переключатель в положение Отразить на счете, субконто и укажите способ отражения начисления в бухгалтерском учете для формирования проводок из справочника Способы отражения зарплаты в бухгалтерском учете (раздел Настройка – Способ отражения зарплаты в бухучете) при необходимости. Также можно указать распределение по нескольким способам отражения, статьям, установив переключатель в положение Распределить по счетам, субконто (это возможно, если установить в настройках расчета зарплаты флажок Регистрировать бухучет документов как распределение).
9. В табличной части по кнопке Подбор или Добавить введите новую строку, в которой укажите:
   • в колонке Сотрудник – сотрудника, которому необходимо начислить доход;
   • в колонке Подразделение – подразделение, в котором числится сотрудник;
   • в колонке Результат – сумму дохода 1 500 руб.;
   • в колонке НДФЛ при указании суммы дохода будет автоматически произведен расчет суммы НДФЛ на дату получения дохода. Сумма НДФЛ определяется нарастающим итогом с начала налогового периода с учетом ранее начисленных сумм налога и налоговых вычетов, на которые имеет право сотрудник. В дальнейшем налог будет удержан в день фактической выплаты ближайшего денежного дохода, с которого его можно удержать. При этом нужно учесть, что удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов суммы выплачиваемого дохода в денежной форме;
   • в колонке Коррект. выплаты в целях повышения прозрачности работы программы отражается сумма, корректирующая выплачиваемую сумму в случае избыточно удержанного НДФЛ.
10. По ссылке Подписи поля Руководитель, Главный бухгалтер заполняются автоматически с указанием должности из справочника Организации (раздел Настройка – Организации – закладка Учетная политика и другие настройки – ссылка Ответственные лица). Поле Исполнитель с указанием должности заполняются вначале вручную, а затем заполняются указанными в прошлых документах значениями.
11. Кнопка Провести и закрыть.

Расчет страховых взносов с суточных, выплаченных сверх установленных норм, производится при окончательном расчете зарплаты за месяц с помощью документа Начисление зарплаты и взносов (раздел Зарплата – Начисление зарплаты и взносов) на закладке Взносы (рис. 8). В расчетном листке командировочные расходы сверх норм отражаются в разделе Справочно.

При выплате зарплаты за месяц удерживается НДФЛ и с зарплаты, и с суточных сверх норм. Дата удержания налога – дата выплаты зарплаты (поле Дата выплаты) (рис. 9).

Подробнее со статьей можно ознакомиться на сайте https://its.1c.ru/

Для того, чтобы разобраться в программе 1С Зарплата и управление персоналом 8, рекомендуем Вам, пройти курс «1С:ЗАРПЛАТА И УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ ДЛЯ НАЧИНАЮЩИХ» доступный в нашем интернет магазине.

Если вы планируете купить программы 1С или у вас возникают проблемы при работе в программах 1С, специалисты СКД всегда готовы помочь! Консультация доступна по телефону +7 (977) 800 77 88 или в вашем офисе в г.Долгопрудном или в г.Москве